Hacer una Solicitud de la FOIA al DOJ

Cómo empezar
¿A dónde debo enviar mi solicitud?
¿Qué puedo solicitar?
¿Debo utilizar un formulario especial para hacer una solicitud de la FOIA?
¿Cuáles son los requisitos para obtener los registros sobre mi persona?
¿Cuáles son los requisitos para obtener registros sobre otra persona?
¿Qué sucede después de que presento mi solicitud a un componente del DOJ?
¿Cuánto tiempo tardaré en obtener una respuesta?
¿Se puede procesar mi solicitud con mayor rapidez?
¿Se aplican tarifas?
¿Puedo pedir que se me exima de pagar las tarifas?
¿Qué puedo esperar en respuesta a mi solicitud?
¿Puedo apelar a la respuesta a mi solicitud?
Si sigo insatisfecho, ¿hay otras opciones?
¿Qué significa la presunción de apertura?

Cómo empezar

El Departamento de Justicia publica muchísima información en su portal, por eso le recomendamos consultar el sitio web antes de hacer una solicitud.  Es posible que encuentre la información que desea ya publicada.  Nuestra Biblioteca de la FOIA también tiene enlaces a los cuarenta componentes del Departamento para que sea más fácil encontrar los registros.

También debe tener en cuenta que cada agencia federal maneja o procesa sus propios registros en respuesta a solicitudes bajo la FOIA. No existe una oficina central del gobierno que procese las solicitudes de la FOIA correspondientes a todos los departamentos y agencias federales. Es por eso que, antes de enviar una solicitud al Departamento de Justicia, usted debe analizar si es probable que el Departamento de Justicia [Department of Justice (DOJ)] posea los registros que usted busca.  También puede ver las descripciones de los tipos de registros mantenidos por cada componente del Departamento de Justicia. Por último, también puede leer las normas oficiales de la FOIA del Departamento de Justicia.

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¿A dónde debo enviar mi solicitud?

El DOJ está organizado en diversos burós, divisiones, oficinas y directorios, que se denominan "componentes". Dentro del DOJ, cada componente procesa sus propios registros en respuesta a solicitudes bajo la FOIA. Por lo tanto, su solicitud recibirá la respuesta más rápida posible si es dirigida directamente al componente que usted cree que posee los registros que busca. Si no está seguro de qué componente puede tener los registros que busca, puede leer sobre cada componente y los tipos de registros que mantiene. Una vez que decide qué componente es más probable que tenga los registros que busca, puede ver la lista de contactos de la FOIA para obtener la dirección de la oficina de la FOIA de ese componente.

Si usted cree que el DOJ mantiene los registros que busca, pero no está seguro de qué componente posee los registros, puede enviar la solicitud a la Unidad de Remisiones Postales del Departamento a:

FOIA/PA Mail Referral Unit
Department of Justice
Room 115
LOC Building
Washington, DC 20530-0001
(301) 583-7354
(301) 341-0772 fax

El personal de la Unidad de Remisiones Postales luego reenviará su solicitud al componente del DOJ que considere que es más probable que posea los registros que usted busca.

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¿Qué puedo solicitar?

Se puede realizar una solicitud bajo la FOIA por cualquier registro de una agencia. También puede especificar el formato en que desea recibir los registros. Debe tener en cuenta que la FOIA no les exige a las agencias que investiguen por usted, analicen datos, respondan a preguntas por escrito o creen registros en respuesta a una solicitud.

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¿Debo utilizar un formulario especial para hacer una solicitud de la FOIA?

No hay un formulario específico que deba usarse para hacer una solicitud. La solicitud simplemente debe hacerse por escrito, describir razonablemente los registros que busca y también brindar cualquier otra información específica requerida por el componente. Todos los componentes del DOJ ahora aceptan solicitudes bajo la FOIA presentadas electrónicamente, por formulario web, correo electrónico y/o fax. Puede ver la lista de Contactos de la FOIA de cada componente o ver los detalles de los métodos para hacer una solicitud y cualquier requisito específico para buscar determinados registros de cada componente.

Al hacer su solicitud, usted debe ser lo más específico posible al describir los registros que busca. No es necesario que dé el nombre o título del registro solicitado, pero cuanto más específico sea respecto de los registros o tipos de registros que busca, mayores serán las probabilidades de que el componente del DOJ pueda ubicar esos registros.

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¿Cuáles son los requisitos para obtener los registros sobre mi persona?

Si busca registros sobre usted mismo, se le pedirá que verifique su identidad. Se exige esta verificación para proteger su privacidad y garantizar que no se divulgue indebidamente información privada sobre usted a terceros. Siempre que solicite información sobre usted mismo, se le pedirá que entregue una declaración autenticada o una declaración firmada bajo pena de perjurio en la que afirme ser la persona que dice ser. Usted puede cumplir con este requisito (1) completando y firmando el Formulario DOJ-361 (2) haciendo que un escribano presencie la firma de su carta de solicitud o (3) incluyendo la siguiente declaración justo arriba de la firma en su carta de solicitud: "Declaro bajo pena de perjurio que lo mencionado anteriormente es fidedigno y correcto. Ejecutado el día [fecha]". Si usted solicita información sobre usted mismo y no sigue uno de estos procedimientos, no se puede procesar su solicitud.

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¿Cuáles son los requisitos para obtener registros sobre otra persona?

Si usted solicita registros relacionados con otra persona y la divulgación de los registros podría invadir la privacidad de esa persona, por lo general no se le entregarán estos registros. Por ejemplo, si usted busca información que mostraría que otra persona (lo que incluye a su cónyuge o cualquier familiar cercano) ha sido sujeto de una investigación penal o fue mencionada en un registro penal y usted no brinda el consentimiento del sujeto o prueba de su fallecimiento, en casi todos los casos el DOJ responderá declarando que no puede "confirmar ni negar" la existencia de registros pertinentes de las fuerzas del orden público. La información de las fuerzas del orden público sobre una persona con vida se divulga sin el consentimiento de esa persona solo cuando eso no representaría una invasión al interés de privacidad personal, como cuando la información ya es pública o se exige que sea pública, o en casos en que el interés de privacidad de la persona se ve sobrepasado por un fuerte interés público por la divulgación.

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¿Qué sucede después de que presento mi solicitud a un componente del DOJ?

Cuando un componente del DOJ recibe su solicitud bajo la FOIA, por lo general le envía una carta en la que acusa recibo de la solicitud y le asigna un número de seguimiento. Si el componente necesita que le envíe información adicional para poder empezar a procesar su solicitud, se comunicará con usted. Si tiene alguna pregunta sobre su solicitud, no dude en comunicarse con el componente. El contacto de la FOIA del componente o su Enlace Público de la FOIA están disponibles para explicarle el proceso de la FOIA, darle información sobre el estado de su solicitud o ayudarlo a comprender cómo se está manejando su solicitud.

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¿Cuánto tiempo tardaré en obtener una respuesta?

El tiempo que lleva responder a cada solicitud varía según la complejidad de la propia solicitud y la cantidad de solicitudes que ya están pendientes en ese componente. En algunas circunstancias, el componente podrá responder a la solicitud dentro del plazo estándar establecido por la FOIA, que es de veinte días hábiles, o aproximadamente un mes. En otros casos, quizás sea necesario un período más extenso para responder a la solicitud. Por ejemplo, algunos componentes del DOJ, como el FBI y la DEA, reciben miles de solicitudes por año. Muchas de estas solicitudes requieren una revisión línea por línea de cientos o incluso miles de páginas de documentos. Si bien estos componentes hacen el mayor esfuerzo posible para responder a las solicitudes bajo la FOIA con la mayor rapidez posible, en algunos casos realmente les resulta imposible hacerlo dentro del plazo de veinte días especificado en la FOIA. Por lo general, si usted hace una solicitud de un pequeño volumen de material, el componente podrá procesar la solicitud con mayor rapidez por ser una solicitud “simple”.

Cuando un componente necesita una prórroga para responder a su solicitud, se lo notificará por escrito y le dará la oportunidad de modificar o limitar el alcance de su solicitud. Otra opción que usted tiene es aceptar un plazo diferente para el procesamiento de su solicitud. El Enlace Público de la FOIA del componente puede ayudarlo con este tema.

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¿Se puede procesar mi solicitud con mayor rapidez?

Bajo determinadas condiciones, usted puede tener derecho a que se procese su solicitud de manera acelerada. En el Departamento de Justicia, existen cuatro situaciones específicas en las que se aceleran las solicitudes, lo que significa que se procesan lo más rápido posible.

Primero, se aceleran las solicitudes si la falta de aceleración podría representar una amenaza a la vida o la seguridad física de alguien.

Segundo, se aceleran las solicitudes si la información solicitada se necesita urgentemente para informar al público sobre una actividad concreta o alegada del gobierno federal, y si son hechas por una persona que se dedica directamente a comunicar información al público.

Tercero, si una persona sufrirá la pérdida de derechos sustanciales de proceso debido, su solicitud será acelerada. Por lo general, no se acelera una solicitud meramente porque el solicitante enfrente un plazo legal en un procedimiento judicial.

Por último, se acelerará una solicitud si el sujeto de la solicitud es de interés extendido y excepcional en los medios de comunicación y la información buscada se relaciona con posibles preguntas sobre la integridad del gobierno que afectan la confianza del público. Las decisiones de acelerar una solicitud basadas en este cuarto estándar son realizadas por el Director de Asuntos Públicos del DOJ.

Si usted cree que su solicitud podría calificar para un procesamiento acelerado bajo uno de estos cuatro estándares, debe pedirle específicamente al componente un manejo acelerado de su solicitud. Al hacerlo, debe brindar una declaración certificada en la que explique por qué cree que su solicitud reúne los requisitos de uno de los cuatro estándares.

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¿Se aplican tarifas?

No existe una tarifa inicial para presentar una solicitud bajo la FOIA, pero la FOIA sí establece la aplicación de determinadas tarifas en algunos casos.

En el caso de un solicitante típico, el componente puede cobrar el tiempo que lleva buscar los registros y la duplicación de esos registros, pero no se le cobran las primeras dos horas de búsqueda o las primeras 100 páginas de duplicación.

Usted tiene la posibilidad de incluir en su carta de solicitud una declaración específica que limite el monto que está dispuesto a pagar en concepto de tarifas. Si no lo hace, el DOJ supondrá que usted está dispuesto a pagar tarifas hasta un monto determinado, que actualmente es de 25 dólares. Si un componente estima que las tarifas totales para procesar su solicitud superarán los 25 dólares, le notificará el monto estimado por escrito y le ofrecerá la oportunidad de especificar más su solicitud para reducir las tarifas. Si usted acepta pagar tarifas por una búsqueda de registros, tenga en cuenta que quizás deba pagar estas tarifas aun si la búsqueda no da como resultado ningún registro que responda a la búsqueda o si se encuentran registros que se determina que quedan totalmente exentos de divulgación.

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¿Puedo pedir que se me exima de pagar las tarifas?

Usted puede pedir una exención de las tarifas. Bajo la FOIA, las exenciones de tarifas están limitadas a situaciones en las que el solicitante pueda demostrar que la divulgación de la información solicitada es de interés público porque es probable que contribuya de manera significativa a la comprensión pública de las operaciones y actividades del gobierno y no reviste principalmente un interés comercial para el solicitante. Las solicitudes de exenciones de tarifas por parte de personas que buscan registros que están relacionados con ellas mismas por lo general no cumplen con este estándar. Asimismo, la incapacidad de un solicitante de pagar tarifas no constituye una base legal para otorgar una exención de tarifas.

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¿Qué puedo esperar en respuesta a mi solicitud?

¿Qué puedo esperar en respuesta a mi solicitud?

Una vez que el componente haya procesado su solicitud y se haya resuelto cualquier problema con las tarifas, el componente le enviará una respuesta por escrito y generalmente incluirá todos los documentos que se le puedan divulgar. La carta de respuesta le indicará si existe información retenida por una o más de las nueve excepciones a la FOIA. Si se han retenido páginas completas de información, generalmente el componente especifica el número de páginas retenidas o hace un esfuerzo razonable para estimar el volumen de información retenida. En casos en que se retiene parte de la página de un registro, los fragmentos retenidos de la página generalmente se marcan con las exenciones aplicables.

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¿Puedo apelar a la respuesta a mi solicitud?

Usted puede presentar una apelación administrativa si no está satisfecho con la respuesta inicial del componente del DOJ. Se le informará que tiene derecho a presentar una apelación administrativa en la respuesta del componente si contiene una determinación adversa. Todas las apelaciones deben hacerse por escrito y dirigirse a la Oficina de Políticas de Información [Office of Information Policy (OIP)].

No existe un formulario o una terminología especial para presentar una apelación administrativa. Usted debe identificar al componente que le negó la solicitud e incluir el número de solicitud inicial que el componente le asignó a su solicitud y la fecha de la acción del componente. No es necesario adjuntar copias de documentos divulgados a menos que estén relacionados con uno de los argumentos que está utilizando en su apelación administrativa. Usted debe explicar a qué acción específica del componente está apelando, pero no necesita explicar la razón de su desacuerdo con la acción del componente a menos que su explicación ayude a la persona que decidirá la respuesta a la apelación a tomar una decisión.

Las apelaciones administrativas de los componentes del DOJ son revisadas por una abogado de la Oficina de Políticas de Información. Generalmente el abogado tiene disponibles todos los archivos relacionados con el procesamiento de su solicitud y toma una determinación independiente respecto de si el componente ha tratado debidamente su solicitud.

La Oficina de Políticas de Información puede tomar una de diversas acciones en su apelación administrativa. Puede confirmar totalmente la acción del componente, en cuyo caso muchas veces identificará la razón por la cual la acción del componente fue la correcta. Alternativamente, puede confirmar parte de la acción del componente, pero "remitir" otra parte de la solicitud para que el componente tome otras acciones. Por último, bajo algunas circunstancias, puede remitir la solicitud en su totalidad para que se tomen acciones adicionales. Cuando se remite un caso, usted tendrá la oportunidad de volver a apelar a la Oficina de Políticas de Información si no está satisfecho en algún sentido con la acción del componente después de la remisión.

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Si sigo insatisfecho, ¿hay otras opciones?

Durante el transcurso del proceso de solicitud, el contacto de la FOIA del componente o su Enlace Público de la FOIA pueden ayudarlo de diversas maneras, desde trabajar con usted para determinar el alcance de la solicitud y las búsquedas que se realizarán hasta establecer un plazo alternativo para el procesamiento de su solicitud, brindarle información sobre el estado de su solicitud o mejorar su comprensión del proceso de solicitud. Una vez que usted reciba una respuesta, puede presentar una apelación administrativa y hacer que la OIP realice una revisión independiente de la acción del componente.

Además, ahora existe una oficina dentro de la Administración Nacional de Archivos y Registros llamada Oficina de Servicios de Información Gubernamental [Office of Government Information Services (OGIS)], que ofrece servicios de mediación a solicitantes bajo la FOIA como alternativa al litigio. El uso de los servicios de la OGIS no le impide presentar una demanda bajo la FOIA.

Por último, la FOIA les otorga a los solicitantes el derecho a disputar el accionar de una agencia en un tribunal federal. Un juez federal realizará una revisión independiente del accionar de la agencia a pedido suyo. Antes de presentar una demanda, generalmente se le pedirá haber presentado una apelación administrativa.

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¿Qué significa la presunción de apertura?

El Presidente Obama y el Secretario de Justicia de los Estados Unidos Holder les han instruido a las agencias que apliquen la presunción de apertura al responder a solicitudes bajo la FOIA. El Secretario de Justicia de los EE.UU. les pidió específicamente a las agencias que no retuvieran información solo porque técnicamente caiga dentro de una exención y alentó a las agencias a hacer divulgaciones de registros a discreción. El Secretario de Justicia de los EE.UU. hizo hincapié en el hecho de que el Presidente les pidió a las agencias que trabajaran con espíritu de cooperación con los solicitantes bajo la FOIA. La Oficina de Políticas de Información supervisa el cumplimiento de las agencias con estas directivas y alienta a todas las agencias a cumplir plenamente con lo establecido por la FOIA y su espíritu. El Presidente Obama se ha comprometido a que su gobierno sea el más transparente de la historia.

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