Hacer una Solicitud de la FOIA al DOJ

El DOJ está organizado en una serie de agencias, divisiones, oficinas y juntas, a las que se hace referencia como “componentes”. Dentro del DOJ, cada componente procesa sus propios registros en respuesta a las solicitudes de la FOIA. Por lo tanto, su solicitud recibirá la respuesta más rápida posible si se dirige directamente al componente que usted cree que tiene los registros que busca. Si sabe dónde desea enviar su solicitud, puede hacerlo a través del portal nacional de la FOIA en FOIA.gov. Si no está seguro de qué componente tendría los registros que busca, puede leer sobre cada componente y los tipos de registros que mantienen. Una vez que decida qué componente es probable que tenga los registros que busca, puede ver la lista de contactos de la FOIA para obtener la dirección de la oficina de la FOIA de ese componente.

Si cree que el DOJ mantiene los registros que busca, pero no está seguro de qué componente los tiene, puede enviar su solicitud a la Unidad de Referencia por Correo del Departamento a:

FOIA/PA Mail Referral Unit
Department of Justice
Room 115
LOC Building
Washington, DC 20530-0001
Teléfono: (202) 616-3837
Correo electrónico: MRUFOIA.Requests@usdoj.gov

El personal de la Unidad de Referencia por Correo enviará su solicitud al componente del DOJ que determine que es más probable que mantenga los registros que busca.

Se puede realizar una solicitud FOIA para cualquier registro de la agencia. También puede especificar el formato en el que desea recibir los registros. Debe tener en cuenta que la FOIA no exige que las agencias realicen investigaciones por usted, analicen datos, respondan preguntas escritas o creen registros en respuesta a una solicitud.

No existe un formulario específico que deba utilizarse para realizar una solicitud. La solicitud simplemente debe realizarse por escrito, debe describir razonablemente los registros que busca y también debe proporcionar cualquier otra información específica que requiera el componente. Todos los componentes del DOJ ahora aceptan solicitudes de la FOIA presentadas electrónicamente, ya sea por formulario web, correo electrónico y/o fax. Puede ver la lista de contactos de la FOIA para cada componente o ver los detalles sobre los métodos para realizar una solicitud y los requisitos específicos para buscar ciertos registros de cada componente.

Al realizar su solicitud, debe ser lo más específico posible al describir los registros que busca. No es necesario que proporcione el nombre o el título del registro solicitado, pero cuanto más específico sea sobre los registros o tipos de registros que busca, más probabilidades habrá de que el componente del DOJ pueda localizarlos.

Si está buscando registros sobre usted, se le solicitará que verifique su identidad. Esta verificación es necesaria para proteger su privacidad y garantizar que la información privada sobre usted no se divulgue de manera inapropiada a otra persona. Siempre que solicite información sobre usted, se le solicitará que proporcione una declaración notariada o una declaración firmada bajo pena de perjurio que indique que usted es la persona que dice ser. Puede cumplir con este requisito completando y firmando el Formulario DOJ-361. Alternativamente, puede proporcionar su nombre completo, dirección actual y fecha y lugar de nacimiento y (1) hacer que su firma en su carta de solicitud sea atestiguada por un notario, o (2) incluir la siguiente declaración inmediatamente encima de la firma en su carta de solicitud: "Declaro bajo pena de perjurio que lo anterior es verdadero y correcto. Firmado el [fecha]". Si solicita información sobre usted y no sigue uno de estos procedimientos, su solicitud no se puede procesar.

Si solicita registros relacionados con otra persona y la divulgación de los mismos podría invadir la privacidad de esa persona, normalmente no se le revelarán. Por ejemplo, si busca información que demuestre que otra persona (incluido su cónyuge u otro miembro de su familia inmediata) ha sido objeto de una investigación penal o incluso fue mencionada en un expediente penal y no proporciona el consentimiento de la persona o una prueba de su muerte, en casi todos los casos el DOJ responderá declarando que "no confirmará ni negará" la existencia de registros de las fuerzas del orden público pertinentes. Dicha información de las fuerzas del orden público sobre una persona viva se divulga sin el consentimiento de esa persona solo cuando la divulgación de la información no invadiría ningún interés de privacidad personal, como por ejemplo cuando la información ya es pública o debe hacerse pública, o en casos en que el interés de privacidad de la persona se ve superado por un fuerte interés público en la divulgación. Puede recibir un mayor acceso si presenta una autorización notariada firmada por esa persona o una declaración realizada de conformidad con los requisitos establecidos en la sección 1746 del Título 28 del Código de los Estados Unidos por parte de esa persona que le autorice la divulgación de los registros, o mediante la presentación de pruebas de que la persona ha fallecido. Cada componente puede solicitarle que proporcione información adicional si es necesario para verificar que una persona en particular ha dado su consentimiento para la divulgación.

Cuando un componente del DOJ recibe su solicitud de la FOIA, normalmente le enviará una carta en la que acusará recibo de la solicitud y le asignará un número de seguimiento. Si el componente le solicita información adicional para poder comenzar a procesar su solicitud, se comunicará con usted. Siempre debe sentirse libre de comunicarse con el componente si tiene alguna pregunta sobre su solicitud. El contacto de la FOIA del componente o su enlace público de la FOIA están disponibles para explicarle el proceso de FOIA, brindarle información sobre el estado de su solicitud y ayudarlo a comprender cómo se está manejando su solicitud.

El tiempo que se tarda en responder a cada solicitud varía según la complejidad de la solicitud en sí y la cantidad de solicitudes pendientes en el componente. En algunas circunstancias, el componente podrá responder a la solicitud dentro del plazo estándar establecido por la FOIA, que es de veinte días hábiles, o aproximadamente un mes. En otros casos, puede ser necesario un período de tiempo más largo antes de que se pueda procesar la solicitud. Por ejemplo, algunos componentes del Departamento de Justicia, como el FBI y la DEA, reciben miles de solicitudes cada año. Muchas de estas solicitudes requieren una revisión línea por línea de cientos o incluso miles de páginas de documentos. Aunque estos componentes hacen todo lo posible por responder a las solicitudes de la FOIA lo más rápido posible, en algunos casos simplemente no pueden hacerlo dentro del período de veinte días especificado en la FOIA. En general, si realiza una solicitud de un pequeño volumen de material, el componente podrá procesar la solicitud más rápidamente como una solicitud “simple”.

Cuando un componente necesite una prórroga para responder a su solicitud, se lo notificará por escrito y le ofrecerá la oportunidad de modificar o limitar el alcance de su solicitud. Alternativamente, puede aceptar un cronograma diferente para el procesamiento de su solicitud. El enlace público de la FOIA del componente puede ayudarlo con esto.

En determinadas condiciones, puede tener derecho a que su solicitud se procese de manera acelerada. En el Departamento de Justicia, hay cuatro situaciones específicas en las que se procesará una solicitud de manera acelerada, lo que significa que se procesará lo antes posible.

En primer lugar, se procesará de manera acelerada una solicitud si se puede esperar razonablemente que la falta de un tratamiento acelerado represente una amenaza para la vida o la seguridad física de una persona.

En segundo lugar, se agilizará una solicitud si la información solicitada se necesita con urgencia para informar al público sobre alguna actividad real o supuesta del gobierno federal, y si la realiza una persona dedicada principalmente a difundir información al público.

En tercer lugar, si una persona va a sufrir la pérdida de derechos sustanciales al debido proceso, su solicitud será tramitada de manera acelerada. Normalmente, una solicitud no será tramitada de manera expedita simplemente porque el solicitante se enfrenta a una fecha límite judicial en un procedimiento judicial.

Finalmente, una solicitud será tramitada de manera acelerada si el tema de la solicitud es de amplio y excepcional interés mediático y la información solicitada implica posibles preguntas sobre la integridad del gobierno que afecten la confianza pública. Las decisiones de tramitación expedita según este cuarto estándar las toma el Director de Asuntos Públicos del Departamento de Justicia.

Si cree que su solicitud podría calificar para un procesamiento expedito según uno de estos cuatro estándares, debe solicitar específicamente al componente el procesamiento expedito de su solicitud. Cuando lo haga, debe proporcionar una declaración certificada que explique por qué cree que su solicitud califica según uno de los cuatro estándares.

No se requiere un pago inicial para presentar una solicitud de la FOIA, pero la FOIA sí prevé el cobro de ciertos tipos de tarifas en algunos casos.

Para un solicitante típico, el componente puede cobrar por el tiempo que lleva buscar registros y por la duplicación de esos registros. Para un solicitante típico, no se cobra por las primeras dos horas de tiempo de búsqueda ni por las primeras 100 páginas de duplicación. 

Siempre puede incluir en su carta de solicitud una declaración específica que limite la cantidad que está dispuesto a pagar en tarifas. No se le cobrarán tarifas que asciendan a $25 dólares estadounidenses o menos. Si un componente estima que las tarifas totales para procesar su solicitud excederán los $25 dólares estadounidenses, le notificará por escrito el estimado y le ofrecerá la oportunidad de limitar su solicitud para reducir las tarifas, a menos que ya haya indicado su disposición a pagar tarifas tan altas como las anticipadas. El componente no seguirá trabajando en su solicitud hasta que se comprometa por escrito a pagar la tarifa total real o estimada, designe un monto que esté dispuesto a pagar o indique que solo busca lo que se puede proporcionar de forma gratuita (si es un solicitante de uso no comercial). Si acepta pagar tarifas por una búsqueda de registros, tenga en cuenta que es posible que se le solicite que pague dichas tarifas incluso si la búsqueda no encuentra ningún registro que responda o, si se encuentran registros, incluso si se determina que están completamente exentos de divulgación.

Puede solicitar una exención de tarifas. Conforme a la FOIA, las exenciones de tarifas se limitan a situaciones en las que un solicitante puede demostrar que la divulgación de la información solicitada es de interés público porque es probable que contribuya significativamente a la comprensión pública de las operaciones y actividades del gobierno y no es principalmente de interés comercial del solicitante. Las solicitudes de exención de tarifas de personas que buscan registros que les pertenecen generalmente no cumplen con este estándar. Además, la incapacidad del solicitante para pagar las tarifas no constituye una base legal para conceder una exención de tarifas.

Una vez que el componente haya procesado su solicitud y se hayan resuelto los problemas relacionados con las tarifas, le enviará una respuesta por escrito y, por lo general, incluirá todos los documentos que se le puedan comunicar. La carta de respuesta le informará si se está reteniendo alguna información de conformidad con una o más de las nueve exenciones a la FOIA. La carta también podría incluir una notificación de que el Congreso proporcionó protección especial para tres categorías limitadas de registros de las fuerzas del orden público que están excluidas de la FOIA y, por lo tanto, no forman parte de la respuesta de la agencia. Si se han retenido páginas de información en su totalidad, el componente normalmente especificará la cantidad de páginas que se están reteniendo o hará un esfuerzo razonable para estimar el volumen de la información retenida. Cuando se retiene una página de un registro en parte, las porciones retenidas de la página normalmente se marcarán específicamente con las exenciones aplicables.

Puede presentar una apelación administrativa si no está satisfecho con la respuesta inicial de un componente del DOJ. Se le informará de su derecho a presentar una apelación administrativa en la respuesta del componente si esta contiene una determinación adversa. Todas las apelaciones deben presentarse por escrito y dirigirse a la Oficina de Políticas de Información. Las apelaciones pueden presentarse por correo o electrónicamente a través del portal web de la OIP en FOIA STAR. La apelación debe tener matasellos o, en el caso de presentaciones electrónicas, debe transmitirse dentro de los 90 días calendario posteriores a la fecha de la respuesta. Para presentar una apelación administrativa de la FOIA a través de FOIA STAR, primero debe crear una cuenta y convertirse en un usuario registrado en el sitio.

No se necesita un formulario específico ni un lenguaje particular para presentar una apelación administrativa. Debe identificar el componente que rechazó su solicitud e incluir el número de solicitud inicial que el componente le asignó a su solicitud y la fecha de la acción del componente. No es necesario adjuntar copias de los documentos publicados a menos que se refieran a algún punto específico que esté planteando en su apelación administrativa. Debe explicar qué acción específica del componente está apelando, pero no necesita explicar el motivo de su desacuerdo con la acción del componente a menos que su explicación ayude al encargado de tomar decisiones en la apelación a tomar una decisión.

Las apelaciones administrativas de los componentes del DOJ son revisadas por un abogado de la Oficina de Políticas de Información. El abogado normalmente tendrá disponibles todos los archivos relacionados con el procesamiento de su solicitud y tomará una determinación independiente sobre si el componente ha manejado adecuadamente su solicitud.

La Oficina de Políticas de Información puede tomar una de varias medidas en su apelación administrativa. Puede confirmar la acción del componente en su totalidad, en cuyo caso generalmente identificará el motivo por el cual la acción del componente fue adecuada. Alternativamente, puede confirmar parte de la acción del componente, pero, en caso contrario, “remitir” la solicitud en parte para que el componente tome alguna acción adicional. Finalmente, en algunas circunstancias, puede remitir la solicitud al componente en su totalidad para que tome alguna acción adicional. Cuando se remite un caso, tendrá la oportunidad de apelar nuevamente ante la Oficina de Políticas de Información si no está satisfecho en algún aspecto con la acción del componente en la devolución.

Durante el proceso de solicitud, el contacto de la FOIA del componente o su enlace público de la FOIA puede ayudarlo de diversas maneras, desde trabajar con usted en el alcance de su solicitud y las búsquedas que se realizarán, hasta organizar un marco temporal alternativo para procesar su solicitud, brindar información sobre el estado de su solicitud y aumentar su comprensión del proceso de solicitud. Una vez que haya recibido una respuesta, puede presentar una apelación administrativa y hacer que la acción del componente sea revisada de forma independiente por la OIP. 

Además, ahora existe una oficina establecida dentro de la Administración Nacional de Archivos y Registros llamada Oficina de Servicios de Información Gubernamental (OGIS, por sus siglas en inglés), que ofrece servicios de mediación a los solicitantes de la FOIA como una alternativa al litigio. El uso de los servicios de la OGIS no le impide presentar una demanda en virtud de la FOIA. 

Finalmente, la FOIA otorga a los solicitantes el derecho de impugnar la acción de una agencia en un tribunal federal. Un juez federal realizará una revisión independiente de la acción de la agencia en relación con su solicitud. Antes de presentar una demanda, normalmente se le exigirá que haya presentado primero una apelación administrativa.

La FOIA establece que al procesar solicitudes, las agencias deben retener información solo si prevén razonablemente que la divulgación dañaría un interés protegido por una exención, o si la divulgación está prohibida por la ley. Las agencias también deben considerar si es posible divulgar parcialmente la información cuando determinen que no es posible divulgarla por completo y deben tomar medidas razonables para separar y divulgar la información no exenta.

Si aún tiene preguntas sobre el procesamiento de solicitudes de la FOIA en el Departamento de Justicia, puede encontrar información adicional en la Guía de referencia de la Ley de Libertad de Información del Departamento de Justicia